ARCADIGPOS

Guía Completa de Gestión de Productos

¡Bienvenido a ARCADIGPOS!

Nos complace que hayas elegido nuestro sistema de punto de venta. Esta guía te ayudará a dominar la gestión de productos de manera fácil e intuitiva.

Introducción
Unidades
Categorías
Marcas
Productos
Lista de Productos
Conteo de Inventario
Ajustes de Inventario
Cotizaciones
Agregar Cotización
Lista de Cotizaciones
Compras
Agregar Compra
Lista de Compras
Importar Compras
Ventas
Añadir Venta
Lista de Ventas
POS
Envíos
Devolución de Ventas
Devolución de Compras
Próximamente...

Módulo de Recursos Humanos

Compañía
Departamentos
Cargos
Turnos de Oficina
Empleados
Asistencia
Peticiones Ausencia
Feriados
Nómina

Módulo de Transferencias de Stock

Crear Transferencia
Lista de Transferencias

¿Qué es ARCADIGPOS?

ARCADIGPOS es un sistema completo de punto de venta diseñado para hacer crecer tu negocio de manera eficiente y profesional.

Gestión Inteligente

Control total de inventario, ventas y reportes en tiempo real.

Fácil de Usar

Interfaz intuitiva que cualquier persona puede dominar rápidamente.

Tu Ruta de Aprendizaje Maestra

Hemos rediseñado tu ruta de aprendizaje para cubrir todos los módulos clave de ARCADIGPOS. ¡Sigue estos pasos para convertirte en un experto!

Bloque 1: El Corazón de tu Negocio (Configuración)
1
Unidades, Categorías y Marcas
Define la estructura de tu inventario.
2
Productos y Servicios
Crea tu catálogo completo.
3
Clientes y Proveedores
Gestiona tus contactos clave.
4
Ajustes del Sistema
Personaliza ARCADIGPOS a tu gusto.
Bloque 2: Flujo de Operaciones
5
Compras
Abastece tu inventario a proveedores.
6
Ventas y POS
Vende tus productos de forma ágil.
7
Devoluciones
Gestiona devoluciones de compra y venta.
8
Cotizaciones y Envíos
Crea presupuestos y gestiona entregas.
Bloque 3: Tu Equipo, Tu Mayor Activo (RRHH)
9
Compañía y Departamentos
Estructura tu organización.
10
Empleados, Cargos y Turnos
Gestiona el personal y sus roles.
11
Asistencia y Ausencias
Lleva el control de la jornada laboral.
12
Nómina y Feriados
Administra pagos y días festivos.
Bloque 4: Control Total y Crecimiento
13
Reportes Avanzados
Analiza tus datos para tomar decisiones.
14
Permisos de Usuario
Controla quién accede a qué información.
15
Control de Inventario
Realiza conteos y ajustes de stock.

Consejos Antes de Empezar

¡Importante!
  • Planifica primero: Piensa en cómo organizarás tus productos antes de crearlos
  • Sé consistente: Usa nombres claros y descriptivos
  • Empieza simple: Crea algunas categorías básicas y ve expandiendo
  • Practica: Esta guía incluye ejemplos reales para diferentes tipos de negocio

Gestión de Unidades de Medida

Las unidades de medida son fundamentales para definir cómo vendes y compras tus productos. ARCADIGPOS te permite crear unidades base y subunidades con conversiones automáticas.

¿Por qué son importantes las unidades?

Imagina que tienes un bar y compras cerveza por cajas de 24 botellas, pero la vendes por botella individual. Las unidades te permiten manejar ambas medidas automáticamente.

Cómo Crear Unidades

Paso 1: Acceder al módulo

Ve a Productos → Unidades y haz clic en Añadir

Formulario de Unidad:

Ejemplos por Tipo de Negocio

Bar / Restaurante
Licores (Tragos)

Onza
Unidad base

Botella 750ml
Compra (×25.36)

Trago 2oz
Venta (×2)

Cervezas

Botella
Unidad base

Caja 24
Compra (×24)

Botella
Venta (×1)

Panadería
Pan

Pieza
Unidad base

Docena
Compra (×12)

Pieza
Venta (×1)

Ingredientes

Kilogramo
Unidad base

Bulto 25kg
Compra (×25)

Gramo
Uso (÷1000)

Puesto de Empanadas
Empanada

Unidad base

Uso: Venta individual
Media Docena

Combo familiar

Conversión: ×6 empanadas
Docena

Pedidos grandes

Conversión: ×12 empanadas

Caso Práctico Avanzado: Gestión de Tragos en un Bar

Uno de los mayores desafíos en la gestión de un bar es controlar el inventario de licores que se compran por botella pero se venden por trago. Aquí te explicamos paso a paso cómo configurarlo correctamente en ARCADIGPOS para tener un control preciso y maximizar tu rentabilidad.

El Escenario:

Quieres vender tragos de Ron Ejemplo. Compras una botella de 750ml (equivale a 25.36 onzas) a tu proveedor por $1,200 y la vendes en tragos de 2 onzas.

Paso 1: Configurar las Unidades de Medida (¡La base de todo!)

Primero, debemos enseñarle al sistema las diferentes medidas que usamos. Ve a Productos → Unidades y crea estas tres unidades en orden:

1. Onza (Base)

Unidad más pequeña

Configuración:
Unidad Base: Ninguna
Operador: -
Valor: -

El inventario se controla en onzas

2. Botella 750ml

Como compras al proveedor

Configuración:
Unidad Base: Onza
Operador: * (Multiplicar)
Valor: 25.36

1 botella = 25.36 onzas

3. Trago

Como vendes al cliente

Configuración:
Unidad Base: Onza
Operador: * (Multiplicar)
Valor: 2

1 trago = 2 onzas

Conversiones Útiles

Conversiones comunes:

  • 1 onza = 29.57 ml
  • 1 botella 750ml = 25.36 oz
  • 1 botella 1L = 33.81 oz

Tip: Puedes crear unidades para cada tamaño de botella que manejes. El sistema calculará automáticamente las conversiones.

🎯 CONFIGURACIÓN VISUAL: Cómo Funciona el Sistema
Entendiendo la Lógica del Sistema

El sistema funciona como un traductor automático entre diferentes unidades de medida. Te explicamos visualmente:

Flujo de Conversión Automática
1. Compra

Botella completa
$600

2. Conversión

Automática
Botella → Onzas

3. Inventario

25.36 onzas
Disponibles

4. Venta

Trago 2 onzas
$150

Flujo Alternativo: Cerveza (Compra por Caja, Venta por Botella)
1. Compra

Caja completa
$2,750

2. Conversión

Automática
Caja → Botellas

3. Inventario

24 botellas
Disponibles

4. Venta

Botella individual
$200

Regla Simple y Clara

En el campo "Costo de Compra" siempre pon el precio que pagas por la unidad que compras:

✅ CORRECTO
  • Botella de ron: $600
  • Caja de cerveza: $2,750
  • Bulto de harina: $1,200
❌ INCORRECTO
  • Por onza: $47.31
  • Por botella: $114.58
  • Por kilo: $12.00
🚀 MEJORA REVOLUCIONARIA: Sistema de Compras Simplificado
¡NUEVA FUNCIONALIDAD IMPLEMENTADA!

Problema anterior: El usuario tenía que calcular manualmente conversiones de unidades (ej: 5 botellas = 118.35 onzas).

Solución actual: El sistema ahora es intuitivo y práctico. ¡Ingresas la cantidad en unidades naturales!

✅ NUEVA LÓGICA (PRÁCTICA):

Cantidad: 5 (botellas)

Costo: $3,000 (5 × $600)

Inventario: 118.35 onzas (automático)

❌ ANTES (COMPLICADO):

Cantidad: 118.35 (onzas calculadas manualmente)

Costo: $3,000 (mismo resultado, pero con trabajo extra)

Inventario: 118.35 onzas (correcto, pero difícil de calcular)

Beneficios de la mejora:
  • ✅ No requiere calculadora
  • ✅ Reduce errores de entrada
  • ✅ Más eficiente en el día a día
  • ✅ Intuitivo y natural
  • ✅ Sistema maneja conversiones automáticamente
🎯 EJEMPLOS PRÁCTICOS: Configuración Correcta
Configuraciones Verificadas y Funcionando

Basado en pruebas reales, aquí tienes ejemplos exactos que funcionan perfectamente:

Ejemplo 1: Tragos de Licor (Brugal Extra Viejo)
Campo del Producto Valor Correcto Explicación
Costo de Compra $600 Costo de la botella completa
Precio de Venta $75 Precio por onza (sistema multiplica × 2)
Unidad de Compra Botella 750ML Como compras al proveedor
Unidad de Venta Trago 2 Onz Como vendes al cliente
Resultado:
  • ✅ Precio en POS: $150
  • ✅ Costo por trago: $47.32
  • ✅ Ganancia: $102.68
  • ✅ Inventario: -2 onzas
Ejemplo 2: Cerveza (Corona)
Campo del Producto Valor Correcto Explicación
Costo de Compra $2,750 Costo de la caja completa
Precio de Venta $200 Precio por botella individual
Unidad de Compra Caja 24 Como compras al proveedor
Unidad de Venta Botella Como vendes al cliente
Resultado:
  • ✅ Precio en POS: $200
  • ✅ Costo por botella: $114.58
  • ✅ Ganancia: $85.42
  • ✅ Inventario: -1 botella
Regla Universal

En "Costo de Compra" siempre pon el precio de la unidad que compras: Botella completa, caja completa, bulto completo. El sistema calculará automáticamente los costos unitarios.

Paso 3: Crear el Producto en el Sistema

Ahora vamos a Productos → Añadir Producto. Aquí es donde la configuración de unidades muestra su poder.

Creando el producto "Ron Ejemplo"
Campo del FormularioValor a IngresarExplicación
Tipo de ProductoProducto EstándarEs un producto físico con inventario.
Nombre del ProductoRon EjemploNombre claro y reconocible.
Unidad para Control de Stock *Onza¡CRÍTICO! El inventario se controlará en la unidad más pequeña (la unidad base).
Costo de Compra (al proveedor) *1200Ingresas el costo de la botella completa. El sistema calculará automáticamente el costo por onza.
Precio de Venta (al cliente) *200Este es el precio de venta de UNA ONZA. Para un trago de 2 oz, el precio será $400.
Unidad de Compra (al proveedor) *Botella 750mlLe dices al sistema que a tu proveedor le pides por "Botella 750ml".
Unidad de Venta (al cliente) *TragoLe dices al sistema que tus clientes te piden por "Trago".
Paso 4: ¡La Magia! Precios Automáticos y Control de Inventario

Con la configuración anterior, ARCADIGPOS hará los cálculos por ti:

  • Al Registrar una Compra: Cuando compres 1 "Botella 750ml" de Ron Ejemplo, el sistema automáticamente sumará 25.36 onzas a tu inventario.
  • Al Realizar una Venta: Cuando vendas 1 "Trago", el sistema:
    1. Sabe que un "Trago" equivale a 2 onzas (según la unidad que creaste).
    2. Calcula el precio de venta final: Precio por Onza ($200) x 2 onzas = $400 por trago.
    3. Descontará exactamente 2 onzas de tu inventario.
¡Resultado! Sabrás con precisión cuántas onzas te quedan, cuántos tragos puedes servir, y tus precios serán siempre consistentes y rentables. Nunca más tendrás dudas sobre la rentabilidad de tus licores.

Resolviendo Dudas Comunes (Preguntas Frecuentes)

Incluso con la mejor guía, pueden surgir preguntas. Aquí respondemos a las más comunes para el escenario del bar:

¿Qué pasa si tengo diferentes tamaños de tragos (ej. sencillo de 1.5 oz y doble de 3 oz)?

¡Excelente pregunta! La solución es crear una unidad para cada tamaño. En tu lista de unidades tendrías:

  • Onza (tu unidad base)
  • Trago Sencillo (Unidad base: Onza, Valor: 1.5)
  • Trago Doble (Unidad base: Onza, Valor: 3)

Al momento de crear el producto, en el campo "Unidad de Venta" podrías dejar la unidad más común (ej. Trago Sencillo), pero en el POS tendrás la flexibilidad de elegir la unidad exacta al momento de la venta.

¿Y si el costo de la botella cambia con mi proveedor?

Es muy común. Tienes dos formas de manejarlo:

  1. Al registrar la compra: Cuando creas una nueva orden de compra, el sistema te mostrará el último costo registrado, pero te permitirá modificarlo en ese momento. Esto es ideal para registrar variaciones de precios sin cambiar tu costo base permanentemente.
  2. Editando el producto: Si el aumento es permanente, lo ideal es ir a Productos → Lista de Productos, editar tu "Ron Ejemplo", recalcular el nuevo costo por onza y actualizar el campo "Costo de Compra (al proveedor)".
¿Cómo manejo las pérdidas (merma) por derrames o evaporación?

Esta es una realidad en cualquier bar. La mejor práctica es usar la función de Ajustes de Inventario (que verás más adelante en la guía).

Periódicamente (ej. al final de la semana), puedes hacer un Ajuste de Sustracción por una cantidad estimada de onzas para reflejar estas pérdidas. Por ejemplo: "Ajuste de -5oz de Ron Ejemplo por merma semanal". Esto mantendrá tu inventario digital sincronizado con la realidad física.

¿Por qué no usar un "Producto Variable" para los tragos?

Un "Producto Variable" es perfecto para opciones que no se descuentan de un inventario común, como una camiseta disponible en "Rojo", "Azul" y "Verde".

Para licores, donde cada venta (sin importar el tamaño del trago) debe descontarse de un inventario "líquido" común (la botella, medida en onzas), el método de Producto Estándar + Unidades con Conversión es mucho más preciso y potente. Te da un control real sobre el inventario a granel.

✅ SISTEMA COMPLETAMENTE OPTIMIZADO
¡Excelentes noticias!

Hemos optimizado completamente el sistema de cálculo de costos y ganancias. Ahora es preciso y confiable.

Mejoras implementadas:
  • ✅ Cálculos exactos: Ganancias calculadas con precisión contable
  • ✅ Conversiones automáticas: Sistema maneja todas las conversiones de unidades
  • ✅ Compras simplificadas: Ingresas cantidades naturales (1 caja, 5 botellas)
  • ✅ Reportes precisos: Ganancias y pérdidas calculadas correctamente
  • ✅ Control de inventario: Descuentos automáticos y precisos

Resultado: El sistema ahora es completamente confiable para la gestión contable y financiera de tu negocio.

¿Cómo verificar que todo funciona correctamente?
Pasos de verificación:
  1. Crear producto: Configura según la tabla de ejemplo anterior
  2. Registrar compra: Compra 1 botella por $600
  3. Verificar inventario: Debe mostrar 25.36 onzas
  4. Hacer venta: Vende 1 trago por $150
  5. Revisar reporte: Ganancia debe ser $102.68

Si los números coinciden: ¡Tu configuración es perfecta!

Consejos Importantes

Buenas Prácticas
  • Crea primero las unidades base
  • Usa nombres descriptivos
  • Mantén consistencia en abreviaciones
  • Piensa en cómo compras vs. cómo vendes
Evita Estos Errores
  • No crear unidades muy complejas al inicio
  • No usar abreviaciones confusas
  • No borrar unidades que ya tienen productos
  • No crear conversiones incorrectas

Organización por Categorías

Las categorías te ayudan a organizar tu inventario de manera lógica, facilitando la búsqueda de productos y la generación de reportes específicos.

¿Por qué usar categorías?
  • Organización: Encuentra productos rápidamente
  • Reportes: Analiza ventas por categoría
  • Inventario: Controla stock por tipo de producto
  • POS: Navegación más rápida en el punto de venta

Cómo Crear Categorías

Paso 1: Acceder al módulo

Ve a Productos → Categorías y haz clic en Añadir

Formulario de Categoría:
Código único para identificar la categoría
Nombre descriptivo de la categoría

Ejemplos por Tipo de Negocio

Bar / Restaurante
Código Categoría
BEB001Cervezas
BEB002Vinos
BEB003Licores
BEB004Refrescos
BEB005Jugos
Código Categoría
COM001Entradas
COM002Platos Principales
COM003Postres
COM004Acompañamientos
BOT001Botanas
Panadería
Código Categoría
PAN001Pan Dulce
PAN002Pan Salado
PAN003Pan Integral
PAS001Pasteles
PAS002Cupcakes
Código Categoría
GAL001Galletas
BEB001Bebidas Calientes
BEB002Bebidas Frías
ING001Ingredientes
DEC001Decoración
Puesto de Empanadas
Código Categoría
EMP001Empanadas Fritas
EMP002Empanadas Horneadas
EMP003Empanadas Dulces
TEQ001Tequeños
Código Categoría
SAL001Salsas
BEB001Bebidas
COM001Combos
ING001Ingredientes

Consejos para Categorizar

Buenas Prácticas
  • Códigos consistentes: Usa un patrón lógico (3 letras + 3 números)
  • Nombres claros: Que cualquiera pueda entender
  • No muy específicas: Evita categorías con pocos productos
  • Piensa en reportes: ¿Cómo quieres analizar tus ventas?
Evita Estos Errores
  • Muchas categorías: Complica la organización
  • Nombres ambiguos: "Varios", "Otros", etc.
  • Códigos duplicados: Cada código debe ser único
  • Cambios frecuentes: Planifica bien desde el inicio
Tip Profesional

Empieza con 5-8 categorías principales y ve agregando más según crezca tu negocio. Es mejor tener pocas categorías bien organizadas que muchas categorías con pocos productos.

Gestión de Marcas

Las marcas te permiten identificar y organizar productos por fabricante o proveedor, facilitando el control de inventario y la gestión de compras.

¿Por qué registrar marcas?
  • Identificación: Reconoce rápidamente el origen del producto
  • Compras: Agrupa pedidos por proveedor
  • Calidad: Controla la calidad por marca
  • Marketing: Promociona marcas específicas

Cómo Crear Marcas

Paso 1: Acceder al módulo

Ve a Productos → Marcas y haz clic en Añadir

Formulario de Marca:
Nombre oficial de la marca
Descripción opcional de la marca
Logo de la marca (opcional)
Sube el logo para identificar visualmente la marca

Ejemplos por Tipo de Negocio

Bar / Restaurante
Bebidas Alcohólicas
  • • Heineken
  • • Corona
  • • Presidente
  • • Johnnie Walker
  • • Bacardi
Refrescos
  • • Coca-Cola
  • • Pepsi
  • • Sprite
  • • Fanta
  • • Red Bull
Alimentos
  • • Casa Propia
  • • Maggi
  • • Knorr
  • • La Costeña
  • • Goya
Panadería
Harinas y Ingredientes
  • • Harina Selecta
  • • Levadura Fleischmann
  • • Azúcar Cristal
  • • Mantequilla Dos Pinos
  • • Huevos La Granja
Decoración
  • • Wilton
  • • Americolor
  • • Fondx
  • • Satin Ice
  • • Casa Propia
Bebidas
  • • Nescafé
  • • Juan Valdez
  • • Lipton
  • • Coca-Cola
  • • Del Valle
Puesto de Empanadas
Ingredientes Principales
  • • Harina P.A.N.
  • • Aceite Mazeite
  • • Queso Llanero
  • • Carne Molida Suprema
  • • Pollo Granja Azul
Salsas y Bebidas
  • • Salsa Picante Tabasco
  • • Mayonesa Kraft
  • • Ketchup Heinz
  • • Coca-Cola
  • • Jugos Hit

Consejos para Marcas

Buenas Prácticas
  • Nombres oficiales: Usa el nombre real de la marca
  • Consistencia: Mantén el mismo formato siempre
  • Logos: Agrega imágenes para identificación visual
  • Organización: Agrupa productos similares
Casos Especiales
  • Productos propios: Crea una marca "Casa Propia"
  • Sin marca: Usa "Genérico" o "Sin Marca"
  • Proveedores locales: Usa el nombre del proveedor
  • Marcas múltiples: Un producto puede tener varias marcas
Tip Profesional

Las marcas son opcionales, pero muy útiles. Si no tienes muchas marcas diferentes, puedes empezar sin ellas y agregarlas después cuando tu inventario crezca.

Creación de Productos

¡Llegaste a la parte más importante! Aquí aprenderás a crear productos completos usando todo lo que configuraste anteriormente: unidades, categorías y marcas.

Lo que aprenderás
  • Información básica del producto
  • Códigos de barras y precios
  • Unidades de venta y compra
  • Control de inventario
  • Productos con variantes
  • Productos combinados (combos)
  • Servicios
  • Garantías y seguimiento

Paso a Paso: Crear un Producto

Paso 1: Acceder al formulario

Ve a Productos → Añadir Producto

Información Básica:
Subir imagen

Precios y Unidades

Ejemplos Completos por Negocio

Ejemplo: Bar - Cerveza Corona
CampoValorExplicación
NombreCerveza Corona 355mlDescriptivo y con tamaño
Código7501234567890Código de barras real
CategoríaCervezasPara organizar inventario
MarcaCoronaFabricante
Costo$25.00Lo que te cuesta
Precio$45.00Lo que vendes
Unidad BaseBotellaUnidad principal
Unidad VentaBotellaVendes por botella
Unidad CompraCaja (24 Bot)Compras por caja
Ejemplo: Panadería - Pan Dulce
CampoValorExplicación
NombreConcha de VainillaTipo y sabor específico
CódigoPAN001001Código interno
CategoríaPan DulceTipo de panadería
MarcaCasa PropiaProducción propia
Costo$3.50Costo de ingredientes
Precio$8.00Precio al público
Unidad BasePiezaSe vende individual
Unidad VentaPiezaPor pieza
Unidad CompraPiezaSe produce individual
Ejemplo: Empanadas - Empanada de Queso
CampoValorExplicación
NombreEmpanada de Queso FritaTipo y preparación
CódigoEMP001Código simple
CategoríaEmpanadas FritasMétodo de cocción
MarcaCasa PropiaElaboración propia
Costo$5.00Masa + queso + aceite
Precio$12.00Precio final
Unidad BaseEmpanadaUnidad individual
Unidad VentaEmpanadaSe vende una por una
Unidad CompraEmpanadaSe prepara una por una

Tipos Especiales de Productos

Productos con Variantes

¿Cuándo usar? Cuando el mismo producto tiene diferentes opciones (tallas, colores, sabores).

Ejemplo: Camiseta (S, M, L, XL) o Empanada (Queso, Carne, Pollo)

Productos Combo

¿Cuándo usar? Cuando vendes varios productos juntos como un paquete.

Ejemplo: Combo familiar (6 empanadas + 2 refrescos + salsa)

Servicios

¿Cuándo usar? Para servicios que no requieren inventario físico.

Ejemplo: Decoración de pasteles, servicio de mesero, delivery

Con Garantía

¿Cuándo usar? Productos que ofreces garantía o seguimiento.

Ejemplo: Pasteles personalizados, equipos electrónicos

Lista de Productos

Una vez que hayas creado tus productos, la Lista de Productos es tu centro de control para visualizar, buscar y gestionar todo tu inventario.

¿Qué puedes hacer aquí?
  • Ver todos tus productos: Tabla completa con código, nombre, categoría, marca, precio
  • Buscar productos: Por nombre, código, categoría o marca
  • Filtrar productos: Por categoría, marca o almacén
  • Ver detalles completos: Información detallada de cada producto
  • Editar productos: Modificar información existente
  • Exportar datos: PDF o Excel para reportes
Funciones de Búsqueda Avanzada
Filtros Disponibles:
Consejos de Búsqueda
  • Busca por código: Más rápido para productos específicos
  • Usa filtros: Combina categoría + marca para búsquedas precisas
  • Ordena columnas: Haz clic en los encabezados para ordenar
  • Exporta reportes: PDF para inventarios, Excel para análisis

Detalle de Producto

Al hacer clic en "Ver Detalle" de cualquier producto, accedes a una vista completa con toda la información:

Ejemplo: Detalle de Cerveza Corona
InformaciónValor
Código7501234567890
NombreCerveza Corona 355ml
CategoríaCervezas
MarcaCorona
Costo$25.00
Precio$45.00
UnidadBotella
Stock Mínimo50 botellas
Código de BarrasGenerado automáticamente

Imagen del Producto
Inventario por Almacén

El detalle también muestra las existencias en cada almacén:

Almacén Cantidad Estado
Almacén Principal 120 botellas Stock Normal
Almacén Sucursal 35 botellas Stock Bajo

Conteo de Inventario

El Conteo de Inventario es una herramienta esencial para verificar físicamente las existencias de tus productos y mantener tu inventario actualizado.

¿Qué es el Conteo de Inventario?

Es el proceso de verificar físicamente las cantidades reales de productos en tu almacén comparándolas con lo que muestra el sistema. Esto te ayuda a:

  • Detectar diferencias: Entre lo que tienes físicamente y lo registrado
  • Identificar pérdidas: Por merma, robo o errores de registro
  • Corregir inventario: Ajustar las cantidades reales
  • Generar reportes: Para análisis y control
¿Cuándo hacer Conteo de Inventario?
Conteo Periódico
  • Mensual: Para negocios pequeños
  • Trimestral: Para inventarios medianos
  • Semestral: Para inventarios grandes
  • Anual: Conteo completo obligatorio
Conteo Especial
  • Después de robos: Verificar pérdidas
  • Cambio de personal: Control de responsabilidades
  • Auditorías: Requerimientos legales
  • Discrepancias: Cuando hay diferencias evidentes

Cómo hacer un Conteo de Inventario

Paso a Paso
1. Configurar el Conteo
2. Descargar Archivo Excel

El sistema genera un archivo Excel con:

  • Nombre del producto
  • Cantidad actual en sistema
  • Columna vacía para cantidad física
3. Conteo Físico

Con el archivo en mano:

  • Ve al almacén seleccionado
  • Cuenta físicamente cada producto
  • Anota la cantidad real en el Excel
  • Verifica productos dañados o vencidos
Ejemplo Práctico: Bar

Situación: Conteo mensual del almacén principal, solo categoría "Cervezas"

Producto Sistema Físico Diferencia Observaciones
Cerveza Corona 355ml 120 118 -2 2 botellas rotas
Cerveza Modelo 355ml 85 85 0 Correcto
Cerveza Tecate 355ml 45 50 +5 Compra no registrada

Ajustes de Inventario

Los Ajustes de Inventario te permiten corregir las cantidades de productos cuando encuentras diferencias entre el inventario físico y el registrado en el sistema.

¿Qué son los Ajustes de Inventario?

Son correcciones que realizas para igualar las cantidades del sistema con la realidad física de tu almacén. Hay dos tipos:

Ajuste de Adición (+)

Cuándo usar:

  • Tienes más productos físicamente que en el sistema
  • Compras no registradas correctamente
  • Devoluciones de clientes
  • Productos encontrados
Ajuste de Sustracción (-)

Cuándo usar:

  • Tienes menos productos físicamente que en el sistema
  • Productos dañados o vencidos
  • Robos o pérdidas
  • Errores de registro en ventas

Cómo Crear un Ajuste de Inventario

Formulario de Ajuste
Información General
Se genera automáticamente
Agregar Productos
Ejemplo: Ajuste por Botellas Rotas

Situación: Durante el conteo físico encontraste 2 botellas de Corona rotas que no se habían registrado como pérdida.

Campo Valor Explicación
Fecha 2024-01-15 Fecha del ajuste
Almacén Almacén Principal Donde ocurrió la diferencia
Producto Cerveza Corona 355ml Producto afectado
Tipo Sustracción (-) Reducir inventario
Cantidad 2 Botellas a descontar
Notas Botellas rotas encontradas durante conteo mensual Motivo del ajuste
Lista de Ajustes

Todos los ajustes quedan registrados para auditoría y control:

Fecha Referencia Almacén Productos Usuario Acciones
2024-01-15 ADJ-2024-001 Almacén Principal 1 producto Admin
Mejores Prácticas
  • Documenta siempre: Explica el motivo del ajuste en las notas
  • Revisa antes de guardar: Los ajustes afectan directamente tu inventario
  • Realiza conteos regulares: Para minimizar la necesidad de ajustes
  • Capacita al personal: Para reducir errores de registro
  • Analiza tendencias: Si hay muchos ajustes, investiga las causas

Cotizaciones

Las Cotizaciones son presupuestos que envías a tus clientes antes de realizar una venta. Te permiten mostrar profesionalismo y cerrar más ventas.

¿Qué es una Cotización?

Una cotización es un documento formal donde presentas a tu cliente:

  • Lista de productos o servicios que necesita
  • Precios detallados por cada item
  • Términos y condiciones de la venta
  • Vigencia de la oferta (tiempo límite)
  • Información de contacto y datos empresariales
¿Cuándo usar Cotizaciones?
Ventas B2B (Empresas)
  • Pedidos grandes o por volumen
  • Clientes corporativos
  • Proyectos especiales
  • Servicios personalizados
Ventas B2C (Consumidores)
  • Productos de alto valor
  • Servicios complejos
  • Eventos y celebraciones
  • Trabajos por encargo

Beneficios de usar Cotizaciones

Profesionalismo

Proyectas imagen seria y confiable ante tus clientes

Claridad en Precios

El cliente conoce exactamente qué pagará sin sorpresas

Tiempo de Decisión

El cliente puede analizar y comparar con calma

Agregar Cotización

Crear una cotización en ARCADIGPOS es sencillo y te permite generar presupuestos profesionales en pocos pasos.

Formulario de Cotización

Información General
Datos Básicos
Se genera automáticamente
Configuración
Tiempo válido para aceptar
Agregar Productos
Consejos
  • Stock: Verifica disponibilidad
  • Precios: Pueden ser especiales
  • Descuentos: Por producto o global
  • Variantes: Tallas, colores, etc.
Ejemplo: Cotización para Restaurant

Situación: Restaurant "El Buen Sabor" solicita cotización para abastecimiento mensual de bebidas

Producto Cantidad Precio Unit. Descuento Total
Cerveza Corona 355ml 100 botellas $40.00 10% $3,600.00
Cerveza Modelo 355ml 50 botellas $38.00 10% $1,710.00
Agua Mineral 500ml 200 botellas $8.00 5% $1,520.00
Subtotal $6,830.00
Impuesto (18%) $1,229.40
Total $8,059.40

Lista de Cotizaciones

La Lista de Cotizaciones te permite gestionar todos los presupuestos enviados, hacer seguimiento y convertirlos en ventas.

¿Qué puedes hacer aquí?
  • Ver todas las cotizaciones: Pendientes, aprobadas, rechazadas, vencidas
  • Buscar y filtrar: Por cliente, fecha, estado o monto
  • Gestionar estados: Marcar como aprobada, rechazada o convertir a venta
  • Imprimir o enviar: PDF por email o WhatsApp
  • Duplicar cotizaciones: Para crear nuevas basadas en anteriores
  • Reportes: Análisis de efectividad y seguimiento
Vista de Lista
Fecha Referencia Cliente Total Estado Vence Acciones
2024-01-15 COT-2024-001 Restaurant El Buen Sabor $8,059.40 Pendiente 2024-02-14
2024-01-12 COT-2024-002 Panadería San José $2,450.00 Aprobada 2024-02-11
2024-01-08 COT-2024-003 Cafetería Central $1,200.00 Rechazada 2024-02-07

Filtros y Búsqueda

Filtros Disponibles:
Estados de Cotización
  • PendienteEnviada, esperando respuesta
  • AprobadaCliente aceptó, lista para venta
  • RechazadaCliente no aceptó
  • VencidaPasó el tiempo límite
  • ConvertidaYa se convirtió en venta

Compras

El módulo de Compras te permite gestionar todo el proceso de abastecimiento: desde la selección de proveedores hasta el control de inventario entrante.

¿Qué son las Compras?

Las compras son transacciones donde adquieres productos de tus proveedores para:

  • Reabastecer inventario: Mantener stock suficiente
  • Nuevos productos: Ampliar tu catálogo
  • Productos estacionales: Prepararte para temporadas altas
  • Aprovechar ofertas: Compras por volumen o descuentos especiales
Flujo de Compras
1. Identificar Necesidad

Stock bajo, nuevo producto, oferta especial

2. Seleccionar Proveedor

Precio, calidad, tiempo de entrega

3. Crear Orden

Productos, cantidades, precios acordados

4. Recibir & Registrar

Verificar mercancía, actualizar inventario

Beneficios del Control de Compras

Control de Costos
  • Comparar precios entre proveedores
  • Negociar mejores condiciones
  • Aprovechar descuentos por volumen
  • Calcular márgenes de ganancia
Gestión de Inventario
  • Evitar quiebres de stock
  • Reducir exceso de inventario
  • Actualización automática de stock
  • Trazabilidad de productos
Análisis y Reportes
  • Historial de compras por proveedor
  • Productos más comprados
  • Tendencias de precios
  • Evaluación de proveedores

Gestión Completa de Compras

El módulo de compras es el corazón de tu control de inventario. Aquí aprenderás a gestionar compras de manera eficiente, aprovechar descuentos y mantener un control preciso de costos.

¿Por qué es importante el control de compras?
  • Control de inventario: Actualización automática de stock
  • Análisis de costos: Seguimiento de precios por proveedor
  • Gestión de proveedores: Evaluación de rendimiento
  • Reportes financieros: Cálculo preciso de ganancias
  • Descuentos: Aprovechamiento de ofertas
  • Impuestos: Control de obligaciones fiscales
  • Flujo de caja: Planificación de pagos
  • Auditoría: Trazabilidad completa

Flujo Completo de Compras

Una compra en ARCADIGPOS sigue un flujo completo que te permite controlar cada etapa del proceso:

1. Crear Orden

Registrar productos y cantidades

Estado: Pendiente
2. Recibir

Confirmar recepción de mercancía

Estado: Recibida
3. Inventario

Stock actualizado automáticamente

Estado: Completada
4. Pagar

Registrar pagos al proveedor

Estado: Pagada
Estados de Compra
  • Pendiente: Orden creada, esperando recepción
  • Parcial: Recibido parcialmente
  • Recibida: Mercancía recibida completamente
  • Cancelada: Orden cancelada

Formulario de Compra - Paso a Paso

Información General
Datos Básicos
Se genera automáticamente
Configuración
Agregar Productos - Ejemplos Prácticos
¡SISTEMA SIMPLIFICADO!

El sistema ahora es intuitivo. Ingresas cantidades naturales y el sistema maneja las conversiones automáticamente.

Ejemplo 1: Compra de Cerveza Corona
Cajas
Por caja
Resultado:
  • ✅ Cantidad: 5 cajas
  • ✅ Inventario: 120 botellas
  • ✅ Subtotal: $13,750
  • ✅ Descuento: $687.50
  • ✅ Total: $13,062.50
Ejemplo 2: Compra de Brugal Extra Viejo
Botellas
Por botella
Resultado:
  • ✅ Cantidad: 10 botellas
  • ✅ Inventario: 253.6 onzas
  • ✅ Subtotal: $6,000
  • ✅ Descuento: $0
  • ✅ Total: $6,000
Consejos Importantes
  • Cantidad: Ingresa en unidades de compra
  • Costo: Precio por unidad de compra
  • Descuentos: Aprovecha ofertas
  • Conversión: Automática a unidades base
  • Inventario: Actualizado automáticamente
  • Reportes: Cálculos precisos
Descuentos y Cálculos - Estrategias de Ahorro
Maximiza tu Rentabilidad

Los descuentos pueden aumentar significativamente tus ganancias. Aprende a usarlos estratégicamente:

Descuentos por Producto
Resultado: $2,750 - 10% = $2,475 por caja
Descuento Global
Resultado: $19,750 - 5% = $18,762.50
Impacto en Ganancias
Sin Descuento

$2,750

Costo por caja
Con 10% Descuento

$2,475

Costo por caja
Ahorro

$275

Por caja
Resumen de Compra y Totales
Ejemplo Completo de Compra
Producto Cantidad Costo Descuento Subtotal
Cerveza Corona 5 cajas $2,750 10% $12,375
Brugal Extra Viejo 10 botellas $600 0% $6,000
Pan Integral 20 docenas $120 5% $2,280
Totales
  • Subtotal: $20,655
  • Descuento Global: -$1,032.75 (5%)
  • Subtotal Neto: $19,622.25
  • ITBIS (18%): $3,532.01
  • Envío: $500
  • Total Final: $23,654.26
✅ SISTEMA DE COMPRAS OPTIMIZADO
¡SISTEMA COMPLETAMENTE MEJORADO!

Hemos optimizado completamente el sistema de compras para máxima precisión y facilidad de uso.

Ejemplo: Cerveza Corona
✅ LÓGICA ACTUAL (PRECISA):
  • Para 1 caja: Cantidad = 1
  • Para 2 cajas: Cantidad = 2
  • Para 5 cajas: Cantidad = 5
✅ CONVERSIONES AUTOMÁTICAS:
  • 1 caja: Sistema convierte a 24 unidades
  • 2 cajas: Sistema convierte a 48 unidades
  • 5 cajas: Sistema convierte a 120 unidades
¿Cómo funciona el sistema optimizado?

El sistema muestra el costo por unidad de compra (ej: $2,750 por caja) y espera que ingreses la cantidad en esas mismas unidades. El sistema convierte automáticamente a unidades base para el inventario y calcula las ganancias con precisión contable.

  • Ingresas 1 caja: Sistema convierte a 24 unidades automáticamente
  • Ingresas 5 cajas: Sistema convierte a 120 unidades automáticamente
  • Cálculos precisos: Ganancias calculadas con exactitud contable
  • Sin errores: ¡Todo es automático y confiable!
Ejemplo: Compra para Bar

Situación: Reabastecimiento semanal de bebidas para "Bar La Esquina"

Producto Cantidad Costo Unit. Descuento Total
Cerveza Corona 355ml 5 cajas (120 bot.) $25.00 5% $2,850.00
Cerveza Modelo 355ml 3 cajas (72 bot.) $23.00 5% $1,566.00
Agua Mineral 500ml 10 cajas (240 bot.) $4.50 0% $1,080.00
Hielo en bolsa 2kg 20 bolsas $8.00 0% $160.00
Subtotal $5,656.00
Envío $100.00
Impuesto (18%) $1,036.08
Total $6,792.08

Lista de Compras

La Lista de Compras te permite gestionar todas tus órdenes de compra, hacer seguimiento de entregas y controlar pagos a proveedores.

¿Qué puedes hacer aquí?
  • Ver todas las compras: Pendientes, recibidas, parciales
  • Buscar y filtrar: Por proveedor, fecha, estado o monto
  • Cambiar estados: Marcar como recibida, parcial o cancelada
  • Gestionar pagos: Registrar pagos parciales o totales
  • Imprimir órdenes: PDF para enviar a proveedores
  • Reportes: Análisis de compras y evaluación de proveedores
Vista de Lista
Fecha Referencia Proveedor Total Pagado Estado Estado Pago Acciones
2024-01-15 COM-2024-001 Distribuidora La Central $6,792.08 $6,792.08 Recibida Pagada
2024-01-12 COM-2024-002 Panadería Wholesale $1,450.00 $500.00 Pendiente Parcial
2024-01-08 COM-2024-003 Proveedor ABC $850.00 $0.00 Cancelada No Pagada

Estados y Filtros

Estados de Compra
  • PendienteOrden creada, esperando entrega
  • ParcialEntrega parcial recibida
  • RecibidaOrden completamente recibida
  • CanceladaOrden cancelada
Estados de Pago
  • No PagadaSin pagos registrados
  • ParcialPago parcial realizado
  • PagadaTotalmente pagada

Importar Compras

La funcionalidad de Importar Compras te permite cargar múltiples productos de una sola vez usando archivos CSV o Excel, ideal para órdenes grandes.

¿Cuándo usar Importación?
  • Órdenes grandes: Más de 20-30 productos diferentes
  • Reabastecimiento masivo: Inventario completo de temporada
  • Nuevos proveedores: Catálogos completos con precios
  • Órdenes recurrentes: Mismos productos cada período
  • Integración con proveedores: Que envían listas digitales

Formato del Archivo

Estructura Requerida

Tu archivo CSV/Excel debe tener estas columnas exactas:

productcode quantity cost
CER001 100 25.00
CER002 50 23.00
AGU001 200 4.50
Campos Explicados
  • productcode: Código del producto (debe existir en tu sistema)
  • quantity: Cantidad a comprar (números enteros o decimales)
  • cost: Costo unitario que pagas al proveedor
Importante
  • Los códigos deben existir previamente
  • No incluir encabezados en español
  • Usar punto (.) para decimales
  • Guardar como CSV UTF-8
Ejemplo: Importación para Panadería

Situación: "Panadería San José" recibe lista de precios actualizada de su proveedor de harinas

1. Archivo recibido del proveedor:
productcode quantity cost
HAR0015028.50
HAR0022532.00
LEV0011002.50
AZU0014022.00
MAN0012045.00
2. Resultado después de importar:
  • HAR001: Harina Todo Uso - 50 sacos
  • HAR002: Harina Integral - 25 sacos
  • LEV001: Levadura - 100 paquetes
  • AZU001: Azúcar Blanca - 40 sacos
  • MAN001: Mantequilla - 20 bloques
Total: $4,090.00 - 5 productos importados

Proceso de Importación

1. Subir Archivo

Selecciona tu archivo CSV/Excel

2. Validación

Sistema verifica códigos y formato

3. Vista Previa

Revisa productos antes de importar

4. Confirmar

Crear compra con todos los productos

Próximamente más módulos

¡Has completado esta primera parte!

Ahora dominas la gestión de productos, inventario, cotizaciones y compras en ARCADIGPOS. Pero esto es solo el comienzo...

Ya dominas:

Configuración de unidades

Organización por categorías

Gestión de marcas

Creación de productos

Control de inventario

Cotizaciones profesionales

Gestión de compras

Próximamente aprenderás:

Gestión de clientes y proveedores

Proceso completo de ventas

Punto de venta (POS)

Reportes y análisis

Gestión de usuarios y permisos

Configuraciones avanzadas

Y mucho más...

¡Mantente atento!

Estamos trabajando en las siguientes secciones de la guía para completar tu formación en ARCADIGPOS. Pronto tendrás acceso a todos los módulos del sistema.

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Módulo de Ventas: El Corazón de tu Negocio

El módulo de ventas es donde la acción ocurre. Aquí registras cada transacción, gestionas el punto de venta (POS), y coordinas los envíos. Un manejo eficiente de esta sección es clave para el flujo de caja y la satisfacción del cliente.

Componentes del Módulo de Ventas:

Este módulo se divide en cuatro áreas funcionales, cada una diseñada para una tarea específica:

1. Añadir Venta

Para registrar ventas detalladas, con múltiples productos, descuentos, y asignación a clientes específicos. Ideal para ventas a crédito o facturas formales.

2. Lista de Ventas

Tu historial completo de transacciones. Aquí puedes consultar detalles, imprimir facturas, gestionar pagos y devoluciones.

3. POS (Punto de Venta)

Una interfaz rápida y optimizada para ventas presenciales. Perfecta para tiendas, con soporte para escáner de código de barras y pagos rápidos.

4. Envíos

Gestiona la logística de entrega de tus productos. Asigna ventas a envíos, registra transportistas y haz seguimiento del estado de la entrega.

Añadir Venta: El Formulario Detallado

Esta sección es ideal para crear ventas que requieren más detalle, como facturas a empresas, ventas a crédito, o cuando necesitas especificar múltiples detalles de la transacción. A diferencia del POS, que es para rapidez, este formulario es para ser exhaustivo.

Información General
Añadir Productos
Detalle de la Orden
# Nombre del producto Precio unitario neto Stock Cantidad Descuento Impuesto Total parcial
Datos no disponibles
Resumen y Finalización
Tip Profesional:

Usa esta pantalla para preparar pedidos antes de que el cliente pague. Puedes guardar la venta con estado "Pendiente" y luego completarla cuando se reciba el pago. También es la pantalla que usarás si conviertes una Cotización en Venta.

Lista de Ventas: Tu Historial de Transacciones

Aquí encontrarás un registro detallado de todas las ventas realizadas. Es tu centro de operaciones para la gestión post-venta, donde puedes filtrar, buscar y realizar acciones sobre cada transacción.

Tabla de Ventas
Fecha Referencia Añadido por Cliente Almacén Estado Total Pagado Debido Estado de pago Estado del envío Acción
2025-06-19 11:59:51 SL_1140 William Castillo Cliente Prueba Almacen Prueba completar 2240.00 2240.00 0.00 Pagado -
2025-06-19 11:57:19 SL_1139 William Castillo Cliente Prueba Almacen Prueba completar 350.00 350.00 0.00 Pagado -
Menú de Acciones por Venta

Cada venta tiene un menú de acciones ( ) que te permite realizar una gran variedad de tareas:

  • Detalle de venta: Revisa todos los datos de la venta en una vista dedicada.
  • Editar Venta: Modifica la venta (si los permisos lo permiten y el estado es adecuado).
  • Vender Retorno: Inicia el proceso de devolución para uno o más productos de esta venta.
  • Mostrar pagos: Consulta el historial de pagos realizados para esta venta.
  • Agregar pago: Registra un nuevo pago (para ventas a crédito o parciales).
  • Editar envío: Modifica la información del envío asociado.
  • Factura POS: Imprime un recibo de la venta en formato de tiquete térmico.
  • Descargar PDF: Genera una factura formal en formato PDF tamaño carta.
  • Notificación WhatsApp/Correo/SMS: Envía los detalles de la venta al cliente a través de estos canales.
  • Eliminar venta: Borra la venta del sistema (requiere permisos especiales).

POS: Punto de Venta Rápido e Intuitivo

El Punto de Venta (POS) está diseñado para la velocidad. Es la herramienta perfecta para negocios con alto volumen de transacciones presenciales, como tiendas, supermercados o restaurantes de comida rápida.

Interfaz del POS
Carrito de Compras

Añade productos para verlos aquí

Impuesto: $0.00
Descuento: $0.00
Envío: $0.00
Total por Pagar : $ 0.00
Búsqueda de Productos

Los productos aparecerán aquí

Diferencia Clave con "Añadir Venta"

Piensa en el POS para transacciones que se completan en el momento (el cliente elige, paga y se va). Usa Añadir Venta para procesos más largos como facturas a crédito, pedidos que se enviarán después, o ventas que requieren más documentación.

Gestión de Envíos

Esta sección te permite organizar y hacer seguimiento de la entrega de los productos vendidos. Cada envío está vinculado a una venta, asegurando que nada se pierda en el proceso.

¿Cómo se crea un Envío?

Los envíos se generan desde la Lista de Ventas. Encuentra la venta que deseas enviar, haz clic en el menú de acciones ( ) y selecciona "Crear Envío" o "Editar Envío". Esto precargará la información del cliente y los productos.

Tabla de Envíos

La pantalla principal de "Envíos" te muestra una lista de todos los envíos pendientes y completados. Usa las etiquetas de estado para ver rápidamente qué entregas requieren tu atención.

Fecha Referencia de envío Referencia de venta Cliente Almacén Estado Acción
No hay datos disponibles en la tabla
Campos Clave del Envío

Al crear o editar un envío, podrás registrar:

  • Dirección de Entrega: Se carga automáticamente desde la ficha del cliente, pero puedes modificarla.
  • Transportista: Nombre de la empresa o persona que realiza el envío (ej: Fedex, DHL, Mensajero Propio).
  • Estado del Envío: Puedes actualizar el estado a medida que avanza (ej: Empacado, Enviado, Entregado).
  • Costo de Envío: El costo asociado a la logística.

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Devolución de Ventas

Esta sección te permite gestionar todas las devoluciones de productos por parte de tus clientes. Es crucial para mantener un buen servicio al cliente y un control de inventario preciso.

Proceso de Devolución

Las devoluciones de venta se inician desde la Lista de Ventas. Al seleccionar "Vender Retorno" en una venta completada, el sistema te guiará para seleccionar los productos a devolver y ajustar el inventario y las finanzas automáticamente.

Tabla de Devoluciones de Venta
Fecha Referencia Cliente Almacén Ref. Venta Estado Total Pagado Debido Estado de pago Acción
No hay datos para la tabla
¿Qué ocurre al crear una devolución?

El sistema realiza varias acciones importantes:

  • Reingreso de Stock: El inventario de los productos devueltos se incrementa en el almacén correspondiente.
  • Ajuste Financiero: Se genera una nota de crédito a favor del cliente, que puede ser reembolsada o aplicada a futuras compras.
  • Trazabilidad: La devolución queda ligada a la venta original para un seguimiento completo.

Devolución de Compras

Aquí gestionas las devoluciones de productos a tus proveedores, ya sea por mercancía defectuosa, incorrecta o cualquier otro motivo acordado.

Proceso de Devolución a Proveedor

De forma similar a las devoluciones de venta, este proceso generalmente se inicia desde la Lista de Compras. Al seleccionar la opción de devolución, podrás registrar qué productos estás retornando al proveedor.

Tabla de Devoluciones de Compra
Fecha Referencia Proveedor Almacén Referencia de compra Estado Total Pagado Debido Estado de pago Acción
No hay datos disponibles en la tabla
Impacto en el Sistema

Una devolución de compra correctamente registrada asegura que:

  • Ajuste de Stock: El inventario de los productos devueltos se descuenta del almacén.
  • Cuentas por Pagar: Se registra una nota de crédito del proveedor, afectando tu saldo pendiente con él.
  • Registro de Costos: El costo de tu inventario se recalcula para reflejar la salida de la mercancía.

Gestión de Compañías

Este es el punto de partida para estructurar tu negocio en ARCADIGPOS. Aquí puedes definir las diferentes entidades legales o sucursales que manejas. Toda la información de empleados, departamentos y ventas se vinculará a una compañía específica.

¿Por qué es importante?

Si tienes más de una sucursal, podrás gestionar personal, inventario y reportes de forma separada para cada una, manteniendo todo consolidado en un solo sistema.

Ejemplo: Puedes tener "Tienda Principal - Centro" y "Sucursal Norte", cada una con sus propios empleados y turnos.

Lista de Compañías

Aquí verás un resumen de todas las compañías que has registrado. Desde esta tabla puedes editarlas o eliminarlas fácilmente.

NombreTeléfonoPaísCorreoAcción
No hay datos para la tabla
Paso a paso para añadir una compañía

Haz clic en el botón Añadir en la esquina superior derecha para abrir el formulario y completa los siguientes campos:

Gestión de Departamentos

Una vez creadas tus compañías, el siguiente paso es organizarlas en departamentos. Esto te permite agrupar empleados por función o área de trabajo, como "Ventas", "Cocina", "Administración", etc.

Estructura y Orden

Asignar empleados a departamentos específicos es clave para generar reportes detallados, gestionar jefaturas y organizar la comunicación interna.

Ejemplo: Dentro de la compañía "Restaurante Central", podrías tener los departamentos "Salón", "Cocina" y "Bar".

Lista de Departamentos

Esta tabla te muestra todos los departamentos existentes, a qué compañía pertenecen y quién es el jefe asignado.

DepartamentoJefe de departamentoCompañíaAcción
No hay datos para la tabla
Cómo añadir un nuevo departamento

Al pulsar el botón Añadir, se desplegará un modal con los siguientes campos a rellenar:

Gestión de Cargos (Designaciones)

Las designaciones definen los roles o puestos de trabajo específicos dentro de cada departamento. Este nivel de detalle es crucial para asignar responsabilidades y permisos en el futuro.

Roles claros, equipo eficiente

Definir cargos te ayuda a estandarizar funciones y salarios.

Ejemplo: En el departamento de "Ventas", podrías tener los cargos "Cajero", "Supervisor de Caja" y "Vendedor de Piso".

Lista de Cargos

Aquí puedes ver todos los cargos que has creado y a qué departamento y compañía están asociados.

DesignacionCompañíaAcción
No hay datos para la tabla
Cómo añadir un nuevo cargo

Tras hacer clic en Añadir, deberás seleccionar primero la Compañía y el Departamento para luego definir el nuevo cargo.

Gestión de Turnos de Oficina

Aquí puedes crear y gestionar los diferentes horarios de trabajo de tu empresa. Un turno define las horas de entrada y salida para cada día de la semana, lo que permite un control de asistencia preciso.

Organiza los horarios de tu equipo

Puedes crear múltiples turnos según tus necesidades operativas.

Ejemplo: "Turno de Mañana" (9:00 AM a 5:00 PM), "Turno de Noche" (10:00 PM a 6:00 AM) o "Turno de Fin de Semana".

Lista de Turnos

Visualiza todos los turnos creados. Puedes editarlos para ajustar los horarios cuando sea necesario.

NombreAcción
No hay datos para la tabla
Cómo configurar un nuevo turno

Al añadir un turno, debes asignarle un nombre y asociarlo a una compañía. Luego, especifica la hora de entrada ("In") y salida ("Out") para cada día de la semana. Si un día no se trabaja, simplemente deja los campos en blanco.

Gestión de Empleados

Este es el centro de mando de tu personal. En este módulo se une toda la configuración previa: registrarás a cada empleado con sus datos personales y le asignarás una compañía, departamento, cargo y turno de oficina.

Importante: Para poder crear un empleado, primero debes haber creado al menos una Compañía, un Departamento, un Cargo y un Turno.
Lista de Empleados

Esta tabla te ofrece una vista completa de todo tu personal. Utiliza los botones Filtro, PDF y EXCEL para buscar empleados específicos o exportar tus datos.

FirstNameLastNameTeléfonoCompañíaDepartmentDesignaciónTurno de oficinaAcción
No hay datos para la tabla
Paso a paso para agregar un empleado

Debido a la cantidad de información, el formulario para añadir un empleado se abre en una página completa. Rellena cuidadosamente cada campo, ya que esta información se utilizará para la asistencia, las ausencias y la nómina.

Gestión de Asistencia

Lleva un control diario y preciso de la puntualidad y las horas trabajadas de tus empleados. Cada registro de asistencia captura la hora de entrada y salida, calculando automáticamente la duración de la jornada.

Control horario para una nómina justa

La información recopilada aquí es fundamental para el cálculo de la nómina, especialmente si pagas por horas o necesitas registrar horas extras. Un registro correcto evita malentendidos y asegura pagos precisos.

Registro de Asistencias

Aquí puedes ver el historial de asistencias de todos los empleados. Puedes filtrar por fecha o empleado para revisar registros específicos.

EmpleadoCompañíafechaTime InTime OutDuración del trabajoAcción
No hay datos para la tabla
Cómo añadir un registro de asistencia manual

Aunque el sistema puede integrarse con sistemas de fichaje, también puedes añadir registros manualmente si un empleado olvidó marcar su entrada/salida. Selecciona la compañía y el empleado, y luego introduce la fecha y las horas correspondientes.

Gestión de Peticiones de Ausencia (Licencias)

Este módulo centraliza la solicitud y aprobación de ausencias, como vacaciones, permisos por enfermedad o licencias especiales. Permite a los empleados formalizar sus peticiones y a los gerentes aprobarlas o rechazarlas de manera organizada.

Primero, define los Tipos de Licencia disponibles en la sección inferior de esta misma pantalla (ej: "Vacaciones Anuales", "Licencia Médica", "Permiso Personal").
Lista de Peticiones de Ausencia

Supervisa el estado de todas las solicitudes. Puedes ver quién la solicitó, el tipo de licencia, las fechas y si fue aprobada, está pendiente o fue rechazada.

EmpleadoCompañíaTipo de LicenciaDíasEstadoAcción
No hay datos para la tabla
Cómo registrar una nueva petición de ausencia

Al hacer clic en Añadir, se abrirá un formulario detallado. El empleado o un administrador deberá rellenarlo:

Gestión de Tipos de Licencia

Antes de que los empleados puedan solicitar ausencias, debes definir los "Tipos de Licencia" disponibles (ej: Vacaciones, Enfermedad, Permiso sin goce de sueldo). Esto se hace en una sección separada.

Lista de Tipos de Licencia
Leave_TypeAcción
No hay datos para la tabla
Añadir un nuevo tipo de licencia:

Gestión de Feriados

Define los días festivos nacionales o específicos de tu empresa. El sistema utilizará esta información para calcular correctamente los días laborables, las vacaciones y la nómina, asegurando que los feriados no se cuenten como ausencias injustificadas.

Planificación Anual

Es una buena práctica configurar todos los feriados conocidos al inicio del año para asegurar que los cálculos de RRHH sean precisos durante todo el período.

Lista de Feriados

Revisa aquí todos los días festivos que has configurado para cada compañía.

FiestaCompañíaFecha de inicioFecha de finalizaciónAcción
No hay datos para la tabla
Cómo añadir un nuevo feriado

Simplemente asigna el feriado a una compañía, dale un nombre (ej: "Día de la Independencia"), define las fechas de inicio y fin, y añade una descripción si es necesario.

Gestión de Nómina

Genera y gestiona los pagos de nómina para tus empleados basados en su trabajo y las configuraciones del sistema.

Registro de Nóminas
fechaReferenciaEmpleadoMonto de pagoEstado de pagoAcción
No hay datos para la tabla
Añadir un pago de nómina

¡Hecho!

Has completado esta primera parte. Ahora puedes seguir aprendiendo sobre otros módulos de ARCADIGPOS.

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Crear Transferencia de Stock

Este módulo es esencial si manejas múltiples almacenes o sucursales. Te permite mover inventario de un lugar a otro de forma controlada y registrada, manteniendo tu stock siempre actualizado en todas las ubicaciones.

¿Cuándo usar las transferencias?
  • Para reabastecer una tienda desde tu almacén central.
  • Para mover productos con baja rotación a una sucursal con más demanda.
  • Para consolidar inventario en una única ubicación para un conteo físico.
Paso a paso para crear una transferencia

El proceso es sencillo. Rellena los siguientes campos en el formulario:

Datos no disponibles
#nombre del productoCosto unitario netoStockCantidadDescuentoImpuestoTotal parcial
Añade productos a la lista de transferencia
Impuesto de orden$ 0.00 (0.00 %)
Descuento$ 0.00
Envío$ 0.00
Total$ 0.00
Nota Importante: Al completar una transferencia, el stock se descontará automáticamente del almacén de origen y se sumará al almacén de destino. Asegúrate de que los datos son correctos antes de cambiar el estado a "Completed".

Lista de Transferencias

Aquí encontrarás un historial completo de todas las transferencias de stock que has realizado. Es tu centro de control para auditar y dar seguimiento a los movimientos de inventario entre tus sucursales.

Historial y Auditoría de Movimientos

Utiliza la barra de búsqueda para encontrar una transferencia por su número de referencia o filtra los resultados para ver movimientos en un rango de fechas específico. Además, puedes exportar tu historial a PDF o Excel para tus registros contables.

fechaReferenciaDe almacénAl almacénArtículosTotalEstadoAcción
No hay datos para la tabla
Rows per page: 10 0 - 0 of 0
Estados de la Transferencia

Una transferencia puede tener varios estados, que te ayudan a seguir el proceso:

  • Pending (Pendiente): La transferencia ha sido creada pero el stock aún no se ha movido.
  • Sent (Enviado): Los productos han salido del almacén de origen.
  • Completed (Completado): Los productos han sido recibidos en el almacén de destino y el stock ha sido actualizado en ambos lugares.